ZARZĄDZENIE Nr 180.2024
WÓJTA GMINY CHEŁMŻA

z dnia 23 grudnia 2024 r.

w sprawie wprowadzenia Procedury przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa w Urzędzie Gminy Chełmża

        Na  podstawie  art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca  2024 r. o ochronie sygnalistów
(Dz. U. z 2024 r. poz. 928)  zarządzam, co następuje:
		
§ 1. Wprowadzam procedurę przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa w Urzędzie Gminy Chełmża w brzmieniu jak w załączniku do zarządzenia.

§2. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.

§3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024 r. 

Załącznik do zarządzenie nr 180.2024 
Wójta Gminy Chełmża 
z dnia 23 grudnia 2024 r. 

PROCEDURA 
PRZYJMOWANIA ZEWNĘTRZNYCH ZGŁOSZEŃ NARUSZENIA PRAWA 
W URZĘDZIE GMINY CHEŁMŻA

§1
CEL PROCEDURY
1.	Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów informacji 
o naruszeniu prawa. 
2.	System przyjmowania Zgłoszeń umożliwia zgłaszanie naruszeń prawa za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie Zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę Sygnalisty przed Działaniami odwetowymi, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania 
w związku z dokonanym Zgłoszeniem.

§2
DEFINICJE
Ilekroć w Procedurze jest mowa o: 
1.	Organie – rozumie się przez to Wójta Gminy Chełmża;
2.	Procedurze – rozumie się przez to Procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych;
3.	Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia 
o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy w tym pracownika, byłego pracownika, osoby ubiegającej się o zatrudnienie, osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcy, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej, osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza;
4.	Zgłoszeniu – rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji do organu publicznego;
5.	Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną 
w zgłoszeniu jako osobę, która dopuściła się naruszenia prawa;
6.	Informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazaną sygnaliście przez organ informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
7.	Działaniu następczym – rozumie się przez to postępowanie prowadzone 
w związku ze złożonym zgłoszeniem;
8.	Kanale Zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
9.	Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem, i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza, lub może wyrządzić sygnaliście nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
10.	Rejestrze Zgłoszeń – rozumie się przez to ewidencje zgłoszeń prowadzona przez Organ;
11.	Komisji – rozumie się przez to Komisję powołaną odrębnym zarządzeniem w celu sprawowania nadzoru na funkcjonowaniem Procedury.

§3
SPOSÓB PRZEKAZANIA ZGŁOSZENIA
1.	Zgłoszenie może być dokonane za pomocą następujących Kanałów Zgłaszania:
a)	na adres do korespondencji: Urząd Gminy Chełmża, ul. Wodna 2, 87-140 Chełmża,  z dopiskiem „ sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne”;
b)	poprzez e-mail na adres; konsultacje@gminachelmza.pl, tytuł maila „sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne”; 
c)	poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą lub adres do doręczeń elektronicznych z wykorzystaniem formularza zgodnie z załącznikiem nr 1;
d)	ustnie - telefonicznie;
e)	ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.
2.	Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg.
3.	W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego Zgłoszenia, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.
4.	Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. Osoba dokonująca Zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (tzw. zgłoszenie w złej wierze) podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.

§4
TREŚĆ ZGŁOSZENIA
1.	Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:
a)	szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, w tym kiedy, gdzie, w jaki sposób doszło do naruszenia prawa;
b)	wskazanie osoby, która dokonała, zamierza dokonać naruszenia prawa;
c)	dowody na poparcie Zgłoszenia (jeśli są dostępne);
d)	dane umożliwiające kontakt, jeżeli Sygnalista chce otrzymać Informację zwrotną w związku z dokonanym zgłoszeniem, a także w celu uzyskania informacji 
o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego 
w związku z dokonanym Zgłoszeniem.
2.	Sygnalista może przekazać Zgłoszenie anonimowo.

§5
OCHRONA SYGNALISTY
1.	Zgłoszenia może dokonać każda osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w Urzędzie Gminy Chełmża.
2.	Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928), od chwili dokonania Zgłoszenia.
3.	Ochrona Sygnalistów jest zapewniona poprzez:
a)	ochronę tożsamości, chyba że Organ otrzyma od Sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie danych;
b)	jeżeli Zgłoszenie dotyczy innych osób, organ zapewni także ochronę poufności ich tożsamości;
c)	udział w procesie rozpatrywania Zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
d)	zapewnienie, że dostęp do danych Sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze Zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów;
e)	ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym Zgłoszeniem.

§6
NARUSZENIA PRAWA, KTÓRE PODLEGAJĄ ZGŁOSZENIU
1.	Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
2.	Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą:
a)	korupcji, 
b)	zamówień publicznych, 
c)	usług, produktów i rynków finansowych, 
d)	zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, 
e)	bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, 
f)	bezpieczeństwa transportu, 
g)	ochrony środowiska, 
h)	ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, 
i)	bezpieczeństwa żywności i pasz, 
j)	zdrowia i dobrostanu zwierząt, 
k)	zdrowia publicznego, 
l)	ochrony konsumentów, 
m)	ochrony prywatności i danych osobowych, 
n)	bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, 
o)	interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, 
p)	rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
q)	konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących 
w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych 
z dziedzinami wskazanymi powyżej.
3.	Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie.

§7
INFORMACJE ZWROTNE ORAZ KONTAKT W ZWIĄZKU Z PRZYJĘCIEM ZGŁOSZENIA
1.	Organ potwierdzi przyjęcie Zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia Zgłoszenia, o ile Organ nie otrzymał sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia.
2.	Informacji o przyjęciu zgłoszenia Organ nie przekaże, jeżeli będzie miał uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty.
3.	Organ może zwrócić się do Sygnalisty, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu Sygnalisty – podanie ich jest dobrowolne.
4.	Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że Zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, Organ poinformuje osobę dokonującą Zgłoszenie o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. Organ może w takim przypadku przekazać informację o trybie przewidzianym w przepisach odrębnych do rozpoznania zgłoszenia.
5.	Organ poinformuje Sygnalistę o przekazaniu Zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że Zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakres działania Organu. 
6.	Organ przekaże Sygnaliście Informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia Zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia Zgłoszenia.
7.	Organ poinformuje Sygnalistę, jeżeli odstąpi od podjęcia Działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia. 
8.	Organ poinformuje również Sygnalistę o ostatecznym wyniku Działań następczych realizowanych na skutek Zgłoszenia.

§8
SPOSÓB POSTĘPOWANIA Z OTRZYMANYMI ZGŁOSZENIAMI
1.	Zgłoszenia naruszeń prawa są przyjmowane i weryfikowane przez upoważnionych pracowników Organu w zakresie wiarygodności Zgłoszenia oraz jego odpowiedzialności za rozpatrzenie Zgłoszenia i przeprowadzanie Działań następczych.
2.	W ramach Procedury Organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. 
3.	Jeżeli Zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Organu, Organ podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia skutków naruszenia prawa. 
4.	W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Organ może przekazać zgłoszenie: 
a)	jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
b)	innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
5.	W przypadku, gdy Zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Organu, Organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
6.	Organ może nie podjąć Działań następczych w przypadku, gdy w Zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego Zgłoszenia lub Zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym Zgłoszeniem tego naruszenia. Organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego Zgłoszenia – Organ pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.
7.	Organ – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w Zgłoszeniu w celu prowadzenia Działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.
8.	Wszystkie Zgłoszenia Organ odnotowuje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych
9.	Rejestr Zgłoszeń zewnętrznych obejmuje:
a)	numer Zgłoszenia;
b)	przedmiot naruszenia prawa;
c)	dane osobowe Sygnalisty niezbędne do jego identyfikacji;
d)	dane osobowe Osoby, której dotyczy zgłoszenie niezbędne do jego identyfikacji;
e)	datę dokonania Zgłoszenia;
f)	informację o podjętych Działaniach następczych;
g)	informacje o niepodejmowaniu dalszych działań - § 8 ust. 6;
h)	szacunkową szkodę majątkową jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszenia, które było przedmiotem Zgłoszenia.
10.	Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Sekretarz Gminy.

§ 9
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1.	Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Komisja powołana odrębnym zarządzeniem.
2.	Ocena adekwatność i skuteczności Procedury dokonywana jest raz na 3 lata.

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów

1.	Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Wójt Gminy Chełmża z siedzibą w Urząd Gminy Chełmża, ul. Wodna 2, 87-140 Chełmża, adres e-mail: info@gminachelmza.pl, tel. 56 675-60-76.
2.	Może Pan/Pani kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych lub z wyznaczonym u Administratora inspektorem ochrony danych na adres e-mail: iod@gminachelmza.pl.
3.	Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega Administrator na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928).

4.	Ochrona tożsamości sygnalisty Pana/Pani dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Pana/Pani wyraźną zgodą.
5.	Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia Pana/ Pani danych osobowych. Do ujawnienia Pana/Pani danych osobowych może dojść, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sadowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Pana/Panią, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
6.	Administrator zapewnia poufność Pana/Pani danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych, tzn. [należy wskazać odbiorę lub kategorię odbiorców]. 
7.	Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
8.	Posiada Pan/Pani prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Panu/Pani także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania. 
9.	Przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl). 
10.	Podanie danych jest dobrowolne i nie stanowi warunku przyjęcia przez nas zgłoszenia. Jeśli nie poda Pan/Pani danych kontaktowych, nie będziemy mogli potwierdzić przyjęcia zgłoszenia oraz informować o przebiegu naszych działań, związanych z tym zgłoszeniem.